00:00:01: Wir sind hier ein richtig tolles Team.

00:00:04: Diesen Satz liest du aufgefühlt jeder zweiten Praxis-Webseite, familiäres Arbeitsklima, tolles Miteinander!

00:00:15: Bei uns wird Teamarbeit großgeschrieben.

00:00:19: Klingt super oder?

00:00:21: Aber jetzt mal ganz ehrlich – nur weil acht Menschen jeden Tag in derselben Praxis arbeiten, sind sie noch lange kein Team.

00:00:32: Manchmal sind es nämlich einfach acht Menschen, die ja Zufälligkeit denselben Arbeitgeber haben.

00:00:39: Die einen sitzen an der Rezeption, die anderen arbeiten in der Assistenz.

00:00:45: dann läuft hinten noch die Prophylaxe und in der Verwaltung versucht jemand die Abrechnung fertig zu bekommen.

00:00:54: Alle sind beschäftigt alle machen ihren Job Und trotzdem funktioniert die Zusammenarbeit nicht so richtig.

00:01:05: Warum?

00:01:06: Genau darum geht es heute!

00:01:09: Ja und damit herzlich willkommen zur dritten Folge der achten Staffel von Das auch noch, dem Den Talwissen Podcast.

00:01:19: Ich bin Katja Effarts Senior Expert bei der Opti-Helskonsultin GmbH Und heute sprechen wir darüber Was ein echtes Team ausmacht?

00:01:32: Warum in Zahnarztpraxen häufig jeder Bereich sein eigenes Süppchen kocht und wie du die Zusammenarbeit ganz konkret verbessern kannst.

00:01:45: Denn Teamarbeit entsteht nicht automatisch dadurch, dass Menschen zusammenarbeiten.

00:01:57: gemeinsam an einem Ziel arbeiten.

00:02:00: Und das ist ein riesig großer Unterschied!

00:02:03: Fangen wir mal mit einer einfachen Unterscheidung an.

00:02:07: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer Gruppe und einem Team?

00:02:14: Eine Gruppe besteht aus Menschen, die sich am selben Ort befinden oder eine gemeinsame Zugehörigkeit haben.

00:02:23: Ein Team geht dabei einen Schritt weiter.

00:02:27: Hier gibt es nämlich ein gemeinsames Ziel, die Aufgaben greifen ineinander und jeder weiß welchen Beitrag er zum Gesamtergebnis leistet.

00:02:39: Nehmen wir also mal die Zahnarztpraxis!

00:02:42: Die Rezeption möchte Patienten freundlich empfangen und Termine koordinieren.

00:02:47: Die Assistenz sorgt für einen reibungslosen Behandlungsablauf.

00:02:55: auf die Behandlung der Patienten.

00:02:57: Und ja, die Verwaltung braucht vollständige Unterlagen für eine korrekte Abrechnung – alles richtig!

00:03:04: Aber wenn jeder Bereich ausschließlich seine eigenen Aufgaben im Blick hat entstehen Probleme an den Schnittstellen und genau das ist der kleine aber feine Unterschied.

00:03:19: Ein echtes Team Denkt nicht nur an die eigene Aufgabe, sondern auch daran was die eigene Arbeit für die anderen im Team bedeutet.

00:03:30: Machen wir ein konkretes Beispiel Ein Patient kommt zur Behandlung Die Rezeption checkt ihn ein.

00:03:37: Die Assistenz bereitet das Zimmer vor Der Zahnarzt führt die Behandelung durch.

00:03:43: Anschließend geht der Patient zurück zu Rezeptionen.

00:03:47: Dort möchte er sein folgetermin vereinbaren.

00:03:51: Nur leider fehlen die Informationen, welche Behandlung ist geplant?

00:03:56: Wie viel Zeit muss für den Termin eingeplant werden?

00:03:59: Ist ein Heil-im-Kostenplan erforderlich?

00:04:02: Jetzt beginnt die Sucherei!

00:04:05: Die Rezeption fragt in der Assistenz nach.

00:04:08: Die Assistenze fragt beim Behandler nach Der Behandlers aber bereits bei dem nächsten Patienten.

00:04:14: Ja und der eigentliche Patient steht immer noch an der Rezeption und wartet.

00:04:20: Jeder hat seinen Teil der Arbeit erledigt, aber die Zusammenarbeit – die Schnittstellen – hat nicht funktioniert!

00:04:29: Und genau hier liegt ein wichtiger Ansatzpunkt.

00:04:33: Teamarbeit zeigt sich besonders an genau diesen Übergängen zwischen den Aufgabenbereichen.

00:04:40: Konkreter erster Praxistipp Schau dir die Schnittstellen deiner Praxis an.

00:04:47: Also die Stellen, an denen Informationen oder Aufgaben von einem Bereich zum nächsten wechseln.

00:04:56: Zum Beispiel wie eben genannt von der Behandlung zurück zur Rezeption oder von der Assistenz in die Verwaltung.

00:05:05: Nimm dir zunächst einen dieser Übergänge vor und kläre dabei drei Dinge!

00:05:12: Welche Information braucht der nächste Bereich?

00:05:16: Wer stellt diese Information bereit und wann müssen diese Informationen vorliegen.

00:05:24: Für unser Beispiel vorhin bedeutet das, bevor der Patient das Behandlungszimmer verlässt steht fest welche weitere Behandlung ist geplant und wie viel Zeit wird dafür benötigt?

00:05:40: die Rezeption Erhält diese Informationen rechtzeitig.

00:05:45: Ich weiß, das klingt total selbstverständlich?

00:05:48: Ist es aber nicht!

00:05:49: Es läuft nicht so in jeder Praxis und manchmal braucht es dafür auch gar keine neue Software oder ein riesen Organisationsprojekt sondern einfach nur eine verbindliche Absprache.

00:06:03: Schauen wir uns mal den nächsten Punkt an Der lautet gemeinsam mit Ziele.

00:06:09: Warum ist es wichtig?

00:06:11: Ein Team braucht eine gemeinsame Richtung.

00:06:14: Und damit meine ich jetzt keine hochtrabenden Unternehmensziele, die einmal im Jahr auf einer Powerpoint-Folie stehen, sondern ich mein konkrete Ziele für den Praxisalltag.

00:06:25: Also zum Beispiel Patienten verlassen die Praxis mit allen notwendigen Informationen über ihre nächsten Behandlungsschritte – das ist ein Ziel an dem auch wieder mehrere Bereiche beteiligt sind!

00:06:39: nämlich die Assistenz, der Behandler, die Anmeldung gegebenenfalls sogar die Verwaltung.

00:06:46: Plötzlich geht es also nicht mehr darum ob jeder seinen eigenen Job erledigt hat sondern es geht darum gemeinsame Ergebnis stimmt.

00:06:58: deswegen jetzt hier mein zweiter Praxistipp definiere ein gemeinsames Teamziel für die nächsten vier Wochen.

00:07:07: wirklich nur eins.

00:07:09: Überlegt vielleicht auch einfach gemeinsam, welche Bereiche daran beteiligt sind und was ihr hier beiträgt?

00:07:17: Und nach einer Woche überprüft ihr schon mal den Zwischenstand und nach vier Wochen überprübt ihr das Ergebnis.

00:07:28: Gab es vielleicht weniger Rückfragen?

00:07:30: Waren die Informationen vollständig?

00:07:34: Mussten Patienten seltener erneut anrufen.

00:07:38: Das ist Teamarbeit mit einem konkreten Ergebnis und nicht einfach nur die Aussage, wir müssen besser zusammenarbeiten denn mit diesem Satz allein da verändert sich überhaupt nichts!

00:07:53: Jetzt kommen wir noch zu einem Phänomen was in Zahnarztpraxen besonders häufig beobachtet wird.

00:08:04: Silo-Denken nennt sich das.

00:08:08: Das klingt jetzt erstmal ziemlich technisch, ist aber vom Prinzip her ganz einfach.

00:08:14: Silo Denken bedeutet dass einzelne Bereiche hauptsächlich aus ihrer eigenen Perspektive denken und handeln – also die Rezeption sagt dafür sind die Assistenz zuständig.

00:08:28: Die Assistenzt sagt nee, das muss die Verwaltung machen!

00:08:33: Und die Verwaltung sagt, ja woher soll ich das wissen?

00:08:37: Also ich war bei der Behandlung schließlich nicht dabei.

00:08:40: Und irgendwo dazwischen bleibt dann die Aufgabe liegen.

00:08:44: Häufig steckt dahinter auch gar kein böser Wille sondern einfach nur eine unklare Zuständigkeit!

00:08:52: Der Eine geht davon aus dass etwas selbstverständlich ist.

00:08:56: Der Andere weiß davon überhaupt nichts und genau deshalb braucht es klare Verantwortlichkeiten.

00:09:05: Dafür gibt es eine einfache Methode, die drei Fragenregel für jede wichtige Aufgabe wird festgelegt.

00:09:14: Erstens Wer ist verantwortlich?

00:09:17: Zweitens Wer führt die Aufgabe aus?

00:09:20: und drittens wer muss über das Ergebnis informiert werden?

00:09:25: Nehmen wir die Vorbereitung eines Heil-im-Kosten-Plans.

00:09:29: Wer stellt sicher, dass alle erforderlichen Behandlungsinformationen vorlegen?

00:09:34: Wer erstellt den Plan?

00:09:36: und wer informiert dem Patienten über die nächsten Schritte.

00:09:40: Wenn diese Punkte geklärt sind entstehen viel weniger Missverständnisse!

00:09:45: Und dabei ist wichtig klare Zuständigkeiten bedeuten nicht, das niemand mehr über den eigenen Aufgabenbereich hinaus schaut.

00:09:56: Nee nee ganz im Gegenteil.

00:09:58: Sie schaffen die Grundlage für eine zuverlässige Zusammenarbeit.

00:10:04: Denn wenn jeder weiß, wofür er verantwortlich ist funktioniert auch die gegenseitige Unterstützung viel besser.

00:10:12: Noch ein weiterer Punkt sind unterschiedliche Erwartungen.

00:10:17: Nehmen wir hier einfach mal die Vorbereitung eines Behandlungszimmers Für die.

00:10:21: eine Mitarbeiterin bedeutet fertig vorbereitet dass alle Instrumente bereit liegen.

00:10:28: Für die Nächste gehören auch die erforderlichen Materialien und Geräte dazu.

00:10:34: Und die dritte Mitarbeiterin erwartet zusätzlich, dass bereits alle relevanten Patienteninformationen aufgerufen sind – drei Mitarbeiter, eine Aufgabe, drei unterschiedliche Vorstellungen….

00:10:50: …und was passiert?

00:10:51: Es entsteht Ärger!

00:10:53: Warum ist das Zimmer denn nicht

00:10:55: fertig?!

00:10:56: Ist es doch!

00:10:58: Nein, da fehlt ja noch die Hälfte.

00:11:01: Das Problem ist nicht unbedingt die Arbeitsleistung!

00:11:06: Das Problem is', dass niemand eindeutig festgelegt hat was fertig bedeutet.

00:11:13: Deshalb hier mein nächster Praxistipp.

00:11:16: Definiere Ergebnisse statt nur die Aufgaben.

00:11:20: also nicht einfach Zimmer vorbereiten sondern klar beschreiben, was zu einer vollständig vorbereiteten Behandlung gehört.

00:11:31: Welche Instrumente und Materialien werden benötigt?

00:11:35: Welche Geräte müssen einsatzbereit sein?

00:11:38: Welcher Informationen müssen vorliegen?

00:11:41: Natürlich immer unter Berücksichtigung der geltenden Hygieneanforderungen!

00:11:46: Jetzt wissen alle, was erwartet wird.

00:11:50: Die Erwartungshaltung ist nämlich ganz klar definiert Und dieses Prinzip funktioniert genauso bei der Materialbestellung, bei der Abrechnung oder bei der Übergabe von Patienteninformationen.

00:12:04: Je klarer das erwartete Ergebnis, desto weniger Missverständnisse.

00:12:10: Ja aber woran erkennst du jetzt eigentlich?

00:12:12: Das Teamarbeit wirklich funktioniert!

00:12:17: Auf jeden Fall nicht daran dass alle privat miteinander befreundet sind und auch nicht daran dass auf der Praxis-Website ein schönes Gruppenfoto zu sehen ist.

00:12:28: Du erkennst es daran, das der Alltag funktioniert.

00:12:31: Informationen kommen rechtzeitig an.

00:12:34: Aufgaben bleiben nicht zwischen den Bereichen Schrägstrich Abteilungen liegen.

00:12:40: Zuständigkeiten sind bekannt und Probleme entstehen nicht ständig an denselben Stellen.

00:12:48: Ja und besonders der letzte Punkt ist wichtig denn Wenn jeden Dienstag dieselbe Rückfrage auftaucht, dann ist das irgendwann auch kein Einzelfall mehr.

00:12:58: Dann gibt es hier doch ein organisatorisches Problem und genau solche Situationen liefern dir sehr, sehr wertvolle Hinweise!

00:13:09: Deshalb zum Abschluss – ein kleiner Teamcheck für deine Praxis.

00:13:16: einfach nur drei Dinge also erstens Prüfe eines Schnittsteller, zum Beispiel den Übergang von Behandlung zur Rezeption.

00:13:27: Welche Informationen fehlen regelmäßig?

00:13:30: Wer stellt sie bereit und wann?

00:13:33: Zweitens.

00:13:34: Kläre eine widerkehrende Aufgabe.

00:13:37: Nimm eine Aufgabe bei der häufig Missverständnisse entstehen.

00:13:42: Definiere wer es verantwortlich, wer führt Sie aus soll das fertige Ergebnis aussehen.

00:13:51: Und drittens setze ein gemeinsames Ziel, nicht für jeden Bereich ein eigenes sondern eins zu dem mehrere Bereiche beitragen und überprüfe dann nach vier Wochen ob sich die Zusammenarbeit verbessert hat.

00:14:07: Das sind keine riesigen Veränderungen aber genau solche klaren Vereinbarungen machen aus einzelnen Arbeitsbereichen Schritt-für-Schritt ein funktionierendes Team.

00:14:19: Und wenn du aus dieser Folge auch nur einen Gedanken mitnimmst, dann vielleicht diesen hier!

00:14:25: Ein echtes Team.

00:14:28: das erkennt man nicht daran dass alle zusammenarbeiten sondern das erkennt man darin dass die Arbeit der Einzelnen zu einem gemeinsamen Ergebnis führt Denn am Ende interessiert es dem Patienten nicht, ob die Rezeption, die Assistenz oder die Verwaltung für eine fehlende Information verantwortlich ist.

00:14:50: Der Patient erwartet, dass seine Behandlung und die gesamte Organisation funktionieren – und genau dafür braucht es ein Team das nicht nur nebeneinander sondern wirklich miteinander arbeitet!

00:15:05: In der nächsten Folge sprechen wir dann über einen Thema dass für das Miteinander mindestens genauso wichtig ist.

00:15:13: Wertschätzung ist mehr als ein Dankeschön, denn auch in einem gut organisierten Team macht es durchaus einen Unterschied wie Menschen miteinander umgehen und ob ihre Leistung tatsächlich wahrgenommen wird!

00:15:28: Ich freue mich, dass du auch heute wieder dabei warst und wir hören uns beim nächsten Mal bis bald eure Katja.