00:00:01: Kennst du das Gefühl, wenn du über eine Dentalmesse läufst?

00:00:06: An jedem zweiten Stand gibt es eine neue Software.

00:00:09: Hier eine App dort eine KI da ein neues Planungssystem hier eine digitale Patienten-Kommunikation ein neues Dokumentenmanagement.

00:00:20: und spätestens nach zwei Stunden denkst du dir eigentlich brauchen wir dringend auch mal was Neues!

00:00:27: Und genau in diesem Moment passiert etwas dass ich in den letzten Jahren unglaublich häufig erlebt habe.

00:00:35: Praxen kaufen Lösungen für Probleme, die sie eigentlich gar nicht haben oder Sie kaufen gleich mehrere Lösungen – für das selbe Problem!

00:00:47: Deswegen sprechen wir heute darüber.

00:00:49: und somit herzlich willkommen zur zehnten und letzten Folge der siebten Staffel von Das auch noch unserem Dentalwissen-Podcast.

00:01:00: Mein Name ist Katja Effatz, ich bin Senior Expert bei der Opti-Helskonsulting EMBH und heute möchte ich die vielleicht wichtigste Frage der gesamten Staffel beantworten.

00:01:13: Welche digitalen Tools lohnen sich eigentlich wirklich?

00:01:19: Denn in den letzten neun Folgen haben wir über Kommunikation gesprochen, über Terminorganisation, Patientenaufnahme Über interne Organisation, wir haben über Qualitätsmanagement gesprochen.

00:01:34: Über die Verwaltung und auch über künstliche Intelligenz.

00:01:39: Aber am Ende bleibt trotzdem oft genau diese eine Frage Und womit fange ich denn jetzt eigentlich an?

00:01:48: Hier nicht glaube genau da machen viele Praxen dann einen entscheidenden Fehler Sie beginnen bei der Software.

00:01:56: Dabei muss man im Alltag beginnen, denn eine Software löst nie ein Problem das vorher gar nicht definiert wurde.

00:02:05: Ich stelle in den Praxisberatungen deshalb fast immer dieselbe Frage – was genau möchten Sie verbessern?

00:02:13: Und erstaunlich oft bekomme ich Antworten wie Wir möchten digitaler werden oder wir brauchen modernere Programme oder auch alle machen das inzwischen.

00:02:27: Ganz ehrlich, das sind keine Ziele.

00:02:31: Das sind Wünsche!

00:02:32: Ein Ziel ist zum Beispiel wir verlieren täglich Zeit für Rückfragen.

00:02:38: Neue Mitarbeiter brauchen zu lange für die Einarbeitung unsere Patienten warten zu lange auf Rückmeldungen Wir suchen ständig Informationen oder wir haben keine Transparenz darüber welche Aufgaben noch offen.

00:02:56: Das sind konkrete Probleme.

00:02:59: Und erst wenn diese Probleme klar sind, ja dann macht es auch Sinn nach einer Lösung zu suchen!

00:03:08: Ich vergleich das immer gerne mit einem Werkzeugkasten.

00:03:11: Wenn zu Hause ein Bild aufgehängt werden soll, dann kaufst du ja auch nicht zuerst zwanzig verschiedene Werkzeuge und überlegst danach welches denn vielleicht passen kann?

00:03:24: Du schaust dir zuerst an Was möchte ich eigentlich machen?

00:03:29: Und genau so muss auch die Digitalisierung funktionieren.

00:03:33: Nicht anders herum!

00:03:34: Ein weiterer Fehler, den ich unglaublich oft sehe, Praxen kaufen Einzelprogramme – immer dann wenn irgendwo ein Problem auftaucht.

00:03:45: Für Termine gibt es ein System für Kommunikation noch eins, für die Dokumentation denn wieder ein anderes, für Aufgaben noch ein System Und jedes einzelne Programm macht seinen Job.

00:04:00: Mit Sicherheit auch richtig gut!

00:04:02: Das Problem entsteht aber dann dazwischen, denn Informationen müssen plötzlich von einem System ins nächste.

00:04:11: Mitarbeiter springen ständig zwischen verschiedenen Oberflächen – Passwörter, Anmeldungen, unterschiedliche Bedienlogiken….

00:04:20: ja und irgendwann entsteht genau das Gegenteil dessen was man eigentlich damit erreichen wollte.

00:04:27: Mehr Komplexität, nicht weniger.

00:04:31: Deshalb stelle ich auch oft noch eine ganz andere Frage Nicht welche Funktion hat eine Software?

00:04:38: Sondern wie viele Systeme muss mein Team eigentlich jeden Tag bedienen?

00:04:45: Denn jedes zusätzliche Programm bedeutet auch immer Einarbeitung Schulungen Updates Support und Aufmerksamkeit.

00:04:56: Ich muss reingucken!

00:04:58: Und genau deshalb gilt aus meiner Sicht lieber weniger Systeme, aber dafür gut durchdacht.

00:05:06: Damit kommen wir zu einem Punkt den ich in den letzten Jahren wirklich gelernt habe Die beste Software ist nicht die mit den meisten Funktionen sondern die, die im Alltag tatsächlich genutzt wird.

00:05:22: Das klingt selbstverständlich, ich weiß.

00:05:25: Ist es aber nicht?

00:05:26: Glaubt mir!

00:05:26: Es ist nicht selbstverständlig Denn viele Programme können unfassbar viel Nur nutzt davon später Niemand mehr als zwanzig Prozent.

00:05:37: Und das liegt nicht daran dass die Mitarbeiter da keine Lust zu haben Sondern weil der Alltag dafür schlicht keine Zeit lässt.

00:05:45: Deshalb is auch mein erster Rat lasst euch nicht von Funktionslisten beeindrucken.

00:05:53: Fragt stattdessen, welche drei Probleme löst dieses System morgen für unser Team?

00:06:00: Nicht irgendwann – Morgen!

00:06:03: Wenn ihr darauf keine klare Antwort bekommt… Ja dann, sind wir mal ein bisschen vorsichtig.

00:06:09: ne.

00:06:10: und ein zweiter Punkt ist das Thema Schnittstellen.

00:06:13: Und nein, damit meine ich nicht nur technische Schnittstellen sondern auch menschliche, denn jede neue Software verändert Abläufe.

00:06:24: Deshalb fragt man sich immer passt dieses System zu unserer Arbeitsweise oder müssen wir unsere komplette Praxis umstellen?

00:06:35: Natürlich verändert Digitalisierung Prozesse aber gute Digitalisierung unterstützt bestehende gute Abläufen sie ersetzt sie nicht komplett.

00:06:47: Lasst uns auch bitte noch über ein Fehler sprechen, der fast nie auffällt.

00:06:53: Viele Praxen entscheiden Software ausschließlich aus Sicht der Praxisleitung – es ist verständlich schließlich wird dort investiert aber gearbeitet wird später vom gesamten Team.

00:07:08: und genau deshalb ist es wichtig das Team auch mit einzubeziehen Nicht unbedingt bei jeder Produktauswahl, aber bei den Anforderungen zum Beispiel.

00:07:18: Fragt die Mitarbeiter einmal Welche Aufgaben kosten euch jeden Tag am meisten Zeit?

00:07:25: Wo müsst ihr ständig suchen?

00:07:27: Welche Informationen fehlen euch regelmäßig?

00:07:31: Ich verspreche dir!

00:07:32: Die Antworten werden dich überraschen Denn häufig liegen die größten Zeitfresser dort wo die Praxis Leitung sie überhaupt nicht vermutet.

00:07:42: Ein weiterer Punkt ist das Thema Pilotphase.

00:07:46: Viele möchten neue Systeme möglichst schnell komplett einführen.

00:07:52: Ich empfehle eigentlich immer so den umgekehrten Weg Testet, probiert aus sammelt Erfahrungen passt vor allem Prozesse an und entscheidet erst dann endgültig.

00:08:06: Das nimmt unglaublich viel Druck auch aus dem Team und erhöht aber gleichzeitig die Akzeptanz.

00:08:13: Hier und dann finde ich noch eine Frage ganz besonders spannend, nämlich diese hier.

00:08:20: Woran erkennt man eigentlich dass eine Digitalisierung erfolgreich war?

00:08:26: Ich schätze viele sagen an der Stelle Naja wenn alles digital ist!

00:08:32: Ich sag nein!

00:08:33: Erfolgreich ist Digitalisierung dann wenn sie niemand mehr bewusst wahrnimmt Weil sie einfach funktioniert.

00:08:41: Wenn niemand mehr überlegen muss, wo finde ich diese Information?

00:08:46: Oder wer macht das eigentlich?

00:08:49: Sondern wenn Abläufe selbstverständlich geworden sind dann ist Digitalisierung gelungen nicht weil alles modern aussieht sondern weil der Alltag leichter geworden ist.

00:09:01: und genau das war die eigentliche Botschaft dieser gesamten Staffel.

00:09:06: Es ging nie darum möglichst viele digitale Lösungen einzuführen.

00:09:12: Es ging aber immer darum, bessere Abläufe zu schaffen.

00:09:17: und wenn wir einmal auf die letzten zehn Folgen zurückschauen dann zieht sich ein Gedanke durch jede einzelne Episode Digitalisierung beginnt nicht mit Technik Sie beginnt mit Klarheit.

00:09:32: Klarheit über Prozesse Über Kommunikation Auch über Verantwortlichkeiten und über Patienten, über Informationen.

00:09:43: Und erst danach kommt die Technik nicht vorher.

00:09:48: Deshalb möchte ich euch zum Abschluss auch noch vier Fragen mitgeben.

00:09:53: Vielleicht setzt sich der eine oder andere nach dieser Folge einmal mit dem Team zusammen und beantwortet sie wirklich ehrlich.

00:10:02: Also als Erstens Welcher Ablauf kostet im Alltag am meisten Zeit.

00:10:09: Die zweite Frage, welche Informationen suchen wir ständig?

00:10:14: Dann die dritte Frage – Welche Aufgabe geht regelmäßig unter?

00:10:19: wird nicht gemacht oder doppelt erledigt.

00:10:23: und die vierte Frage wenn wir in diesem Jahr nur eine einzige Sache verbessern dürfen welcher hat den größten Einfluss auf unserem Praxisei-Tag?

00:10:36: Ich glaube, genau dort kannst du anfangen.

00:10:39: Nicht mit der größten Investition sondern mit dem größten Nutzen!

00:10:44: Ja und damit sind wir tatsächlich am Ende dieser Staffel angekommen Und ich hoffe dass du genauso viel Spaß hattest und aus den letzten zehn Folgen nicht nur Ideen mitgenommen hast Sondern auch Lust bekommen hast Den einen oder anderen Impuls einfach mal auszuprobieren.

00:11:04: Genau darum ging es mir.

00:11:06: Nicht darum, möglichst viele digitale Möglichkeiten zu zeigen sondern einfach zu zeigen wie Digitalisierung den Alltag wirklich leichter machen kann.

00:11:17: Ich möchte mich auch am Ende dieser Staffel nochmal wirklich ganz herzlich bedanken dass du diese Staffel begleitet hast das du dabei gewesen bist und vielleicht hast Du ja sogar jede Folge gehört Vielleicht bist Du aber auch erst heute dazu gekommen.

00:11:31: Ganz egal Ich freue mich nämlich über jeden Einzelnen der dabei war.

00:11:36: Und wenn du aus dieser Staffel etwas mitnehmen möchtest, dann vielleicht genau diesen einen Satz!

00:11:42: Digitalisierung ist kein Ziel – sie ist ein Werkzeug und jedes Werkzeug ist nur dann gut, wenn es den Menschen die Arbeit erleichtert.

00:11:53: In diesem Sinne wünsche ich dir und dem gesamten Praxistim viel Erfolg bei euren nächsten Schritten.

00:12:00: Vielen vielen Dank fürs Zuhören.

00:12:02: Bis bald, eure Katja.