00:00:02: Was glaubst du, wie viel Geld verliert eine Zahnarztpraxis jedes Jahr ohne es überhaupt zu merken?

00:00:11: Nicht durch schlechte Behandlung auch nicht durch zu wenige Patienten sondern durch ganz normale Verwaltungsabläufe.

00:00:20: Durch kleine Fehler und durch doppelte Arbeit!

00:00:24: Durch Dinge die im Alltag einfach untergehen.

00:00:28: Und genau darüber sprechen wir heute.

00:00:31: Und somit herzlich willkommen zur achten Folge der siebten Staffel von Das auch noch, dem Dentalwissen-Podcast.

00:00:40: Ich bin Katja Effats, Seniorexpert bei der Opti-Helskonsultin GmbH und heute geht es um einen Bereich über den kaum jemand gerne spricht – Verwaltung und Abrechnung!

00:01:03: Die meisten verbinden damit Papierkram Abrechnung, Dokumente, Zahlen.

00:01:12: Ja also ehrlich gesagt nicht unbedingt das Thema bei dem man denkt.

00:01:16: ja darauf freue ich mich jetzt.

00:01:20: aber genau hier steckt in vielen Praxen unglaublich viel Potenzial!

00:01:26: Nicht nur finanziell sondern auch organisatorisch denn Verwaltung passiert meistens im Hintergrund sie ist nicht sichtbar Patienten nehmen sie kaum wahr und genau deshalb wird sie häufig unterschätzt.

00:01:44: Dabei entscheidet sie oft darüber, ja ob eine Praxis wirtschaftlich entspannt arbeitet oder ständig hinterherlaufen muss.

00:01:55: Ich sage häufig Eine gute Behandlung bringt Umsatz.

00:01:59: Eine gute Verwaltung sorgt dafür dass dieser Umsatz auch tatsächlich ankommt Und das ist Kasus Knaktos.

00:02:08: Das ist ein riesiger Unterschied!

00:02:11: Denn wenn wir ehrlich sind, dann verliert kaum eine Praxis Geld durch einen einzigen großen Fehler.

00:02:21: Nee es sind die vielen kleinen Dinger.

00:02:23: Hier mal ne vergessene Position Da ne unvollständige Dokumentation Dann ne Rückfrage der Krankenkasse.

00:02:32: Auch der Labor belegt er fehlt.

00:02:36: Ah, der HKKP, der liegen bleibt oder einen Kostenvornschlag, der einfach nie wieder nachverfolgt wird.

00:02:44: Alles für sich genommen?

00:02:46: Kleinigkeiten!

00:02:49: Aber zusammengerechnet?

00:02:51: Puh da kommt über ein Jahr... Da kommt richtig Geld zusammen.

00:02:56: Ich habe mal mit einer Praxis gearbeitet die überzeugt war ihre Abrechnung sei sehr gut organisiert und Sie war tatsächlich gut organisiert, bis wir uns einen einzigen Monat genauer angeschaut haben.

00:03:14: Dabei ist dann aufgefallen dass mehrere HKPs zwar erstellt wurden aber nie wieder aktiv nachverfolgt wurden.

00:03:22: die Patienten haben sich einfach nicht mehr gemeldet und die Praxis wird ebenfalls nicht mehr nachgefragt.

00:03:30: Nicht weil niemand wollte sondern weil es Im Alltag einfach, es war keine Routine.

00:03:35: Es ist einfach schlicht untergegangen!

00:03:37: Es gab keinen Prozess dafür und allein durch diese Veränderung – durch diese eine Veränderungen nämlich so einen kleinen Nachverfolgungsprozess den wir dann da etabliert haben, der wurden innerhalb weniger Monate mehrere Behandlungen realisiert die sonst komplett verloren gegangen werden.

00:03:58: Ja genau das ist das was ich meine.

00:04:04: häufig gar keine spektakulären Veränderungen, sondern es sind kleine Stellschrauben.

00:04:10: Ein weiterer Punkt sind zum Beispiel auch Medienbrüche.

00:04:14: Ja ich weiß der Begriff hört sich jetzt kompliziert an aber eigentlich ist das total easy denn immer dann wenn Informationen von einem System ins nächste übertragen werden müssen Dann besteht die Gefahr eines Medienbruchs.

00:04:31: Im schlimmsten Fall müssen sie vielleicht sogar Digital zurück auf Papier und dann entsteht, entsteht genau dort der Fehler.

00:04:41: Stell dir vor eine Rechnung wird vorbereitet Dann werden Informationen ausgedruckt später wieder übertragen Denn fehlt plötzlich irgendwo ne Kleinigkeit Und schon beginnt die Rückfrage.

00:04:55: Nicht weil jemand schlecht gearbeitet hat sondern Weil jeder zusätzliche Zwischenschritt eine Fehlerkwelle ist.

00:05:03: Und genau deshalb lohnt sich immer die Frage, wo arbeiten wir heute eigentlich doppelt.

00:05:11: Wo schreiben wir Informationen mehrfach auf?

00:05:15: Wo übertragen wir Daten von Hand – obwohl das vielleicht gar nicht notwendig ist!

00:05:22: Allein diese Analyse dieser Prozesse bringt viele Praxen schon unglaublich weit.

00:05:30: Ihnen gibt es noch ein weiteres Thema des häufig unterschätzt wird, nämlich die Zusammenarbeit mit den externen Partnern – Labor, Factoring, Steuerberater, Dienstleister.

00:05:44: Je besser Informationen vorbereitet sind, desto reibungsloser funktioniert auch Zusammenarbeit und das wiederum spart dann wieder Zeit!

00:05:54: Nicht nur intern sondern auf beiden Seiten glücklicherweise.

00:05:59: Noch ein weiterer Punkt ist die Transparenz.

00:06:02: Häufig weiß die Praxis Leitung zwar ungefähr, wie viel gearbeitet wurde aber nicht unbedingt wo Prozesse ins Stocken geraten.

00:06:13: Lass uns mal ein Beispiel anschauen!

00:06:15: Wie viele HKPs sind gerade offen?

00:06:18: Wie viele Rechnungen warten noch?

00:06:21: oder wie viele Rückfragen gibt es aktuell?

00:06:26: Wisst ihr, wie viele Kosten Vorenschläge noch gar nicht entschieden wurden?

00:06:31: Die Transparenz über diese Sachen ist unglaublich wertvoll und dabei geht es nicht darum, Mitarbeiter zu kontrollieren sondern Engpässe frühzeitig zu erkennen.

00:06:43: Genau hier kann dann wieder die Digitalisierung den entscheidenden Unterschied machen auch hier wieder Nicht in dem Menschen ersetzt werden Sondern indem Informationen sichtbar werden.

00:06:58: Ich möchte aber über noch einen Fehler sprechen, den ich häufig sehe.

00:07:02: Denn viele Praxen versuchen Zeit zu sparen indem sie Dinge auf später verschieben.

00:07:10: Ja das machen wir heute Nachmittag!

00:07:12: Ja morgen kümmern wir uns darum.

00:07:14: Okay nächste Woche schauen wir uns das an.

00:07:18: Das Problem ist nur Später wird im Alltag oft zu nie.

00:07:23: Und genau deshalb lohnt es sich, Verwaltungsprozesse möglichst direkt abzuschließen.

00:07:30: Denn jede offene Aufgabe verursacht sogenannte mentale Last.

00:07:36: Das Gehirn muss ich merken – da war noch etwas!

00:07:40: und das kostet richtig Energie Auch wenn wir gerade nicht aktiv daran arbeiten.

00:07:47: Es kostet Energie.

00:07:49: Und deshalb hier jetzt schon mal mein erster Praxis-Tipp Schaut euch einfach mal bewusst eure offenen Vorgänge an.

00:07:57: Nicht nur die Rechnungen, sondern alles!

00:08:01: Was liegt seit Wochen auf Wiedervorlage?

00:08:04: Welche Aufgaben werden immer wieder verschoben?

00:08:08: Wo entstehen regelmäßig Rückfragen?

00:08:11: und ich habe noch einen zweiten Tipp für euch.

00:08:13: Analysiert einfach einmal gemeinsam im Team einen einzigen Verwaltungsprozess.

00:08:20: Ich gebe euch auch ein Beispiel Wie entsteht eigentlich eine Rechnung?

00:08:25: So von der Behandlung bis zum Versand.

00:08:28: Schreib bitte mal jeden einzelnen Schritt auf und ich verspreche euch, fast jede Praxis entdeckt dabei doppelte Arbeit oder unnötige Zwischenschritte.

00:08:42: Ja wo wir gerade dabei sind habe ich noch einen dritten Tipp!

00:08:46: Definiert bitte Verantwortlichkeiten nicht die Verwaltung sondern konkrete Personen, denn Verantwortlichkeit schafft Verlässlichkeit.

00:08:59: Ja und dann noch ein vierter Tipp?

00:09:01: Fragt euch bitte bei jedem Schritt – muss das wirklich so sein oder machen wir das nur so weil wir das schon immer gemacht haben?

00:09:12: Diese Frage verändert oft unglaublich viel!

00:09:17: Denn viele Verwaltungsprozesse stammen einfach aus einer Zeit in der es bestimmte digitale Möglichkeiten ja noch gar nicht gab.

00:09:26: Und deshalb lohnt sich auch so ein regelmäßiger Blick darauf, nicht alles neu machen – aber bewusst hinterfragen!

00:09:35: Hier wenn du aus dieser Folge wieder eine Sache heute mitnehmen möchtest dann ist es vielleicht diese hier Verwaltung ist kein Kostenfaktor.

00:09:47: Schlechte Verwaltungen ist einer Denn gute Prozesse sparen nicht nur Zeit, sie sorgen dafür dass gute Arbeit auch wirtschaftlich erfolgreich wird.

00:10:00: Und genau das ist am Ende die Grundlage dafür, dass eine Praxis gesund wachsen kann!

00:10:08: Vielen Dank ich freue mich total, dass du wieder dabei warst und wir hören uns in der nächsten Folge.

00:10:14: bis bald eure Katja.