00:00:02: Also das haben wir damals aber ganz anders besprochen.

00:00:06: Einsatz Mehr braucht es manchmal gar nicht.

00:00:11: Ein Patient erinnert sich anders an ein Aufklärungsgespräch als das Praxisteam.

00:00:18: Eine Mitarbeiterin ist inzwischen gar nicht mehr der Praxis und plötzlich stellt sich eine ganz einfache Frage Kann eigentlich irgendjemand nachvollziehen, was damals wirklich passiert ist.

00:00:33: Genau darüber sprechen wir heute!

00:00:36: Und damit herzlich willkommen zur sechsten Folge der siebten Staffel von Das auch noch, dem Dentalwissen-Podcast.

00:00:45: Ich bin Katja Efferts, Seniorexpert bei der Opti-Helskonsult in GmbH und heute geht es um ein Thema das wahrscheinlich nicht gerade den Preis für den spannendsten Titel gewinnt Dokumentation und Qualitätsmanagement.

00:01:09: Ja, ich weiß!

00:01:11: Wenn irgendwo QM draufsteht, rollen in den Praxen innerlich und auch äußerlich schon die Augen.

00:01:21: Viele denken sofort an dicke Ordner, an Dokumentationspflichten, an irgendwelche Checklisten ,an Begehungen.

00:01:32: Ach, dann ganz viel Bürokratie.

00:01:35: Ganz ehrlich?

00:01:37: Ich kann es ja auch verstehen!

00:01:38: Denn genau so wurde Qualitätsmanagement über viele Jahre häufig vermittelt – immer nach dem Motto «Das müssen wir halt machen».

00:01:50: Und genau das ist aus meiner Sicht der größte Fehler überhaupt.

00:01:56: Denn wenn QM nur etwas ist was man für eine Begehung macht Dann hat es seinen eigentlichen Sinn komplett verloren.

00:02:06: Für mich ist gutes Qualitätsmanagement überhaupt kein Selbstzweck, Es macht den Alltag einfacher und nicht komplizierter Und genau deshalb möchte ich heute einmal einen völlig anderen Blick auf dieses Thema werfen Denn ich behaupte fast jede Praxis macht schon irgendwas an Qualitätenmanagement.

00:02:31: Die Frage ist nur, macht ihr es bewusst oder zufällig?

00:02:36: Denn jedes Mal wenn ihr einen Ablauf festlegt.

00:02:40: Wenn ihr also entscheidet wie Instrumente aufbereitet werden Wie neue Mitarbeiter eingearbeitet werden Wie mit Reklamationen umgegangen wird Oder wie ein Notfall organisiert wird Dann betreibt Ihr Qualitätsmanagement.

00:03:00: Nur nennen viele ist eben nicht so und genau deshalb hat QM aus meiner Sicht ein Riesen-Image-Problem, weil viele dabei immer nur an Dokumente denken.

00:03:13: Ich denke dabei an Sicherheit.

00:03:16: Nehmen wir mal ganz einfaches Beispiel eine Kollegin fällt kurzfristig krankheitsbedingt aus jetzt übernimmt eine andere Mitarbeiterin ihre Aufgaben und plötzlich taucht eine Frage auf Wie machen wir das hier eigentlich?

00:03:33: Wenn die Antwort lautet, frag mal Frau Müller.

00:03:37: Die weiß das!

00:03:39: Dann habt ihr kein System.

00:03:40: Dann habt Ihr Wissen in Köpfen gespeichert und das ist im Alltag nicht nur riskant sondern auch gefährlich Denn Menschen gehen in den Urlaub Sie werden krank sie wechseln vielleicht irgendwann den Arbeitsplatz.

00:03:59: Ein gutes System bleibt.

00:04:02: Und genau deshalb ist Dokumentation so viel mehr, als einfach nur etwas aufzuschreiben!

00:04:10: Sie macht Wissen unabhängig von einzelnen Personen und das ist ein riesiger Unterschied.

00:04:17: Ich habe mal eine Praxis begleitet in der Beratung, in der eine langjährige Mitarbeiterin in den Ruhestand gegangen ist – eine wirklich unglaublich engagierte Kollegin.

00:04:30: Welche Materialien wann bestellt werden mussten, wie bestimmte Laborarbeiten organisiert wurden und alle waren überzeugt?

00:04:40: Das klappt schon.

00:04:42: Bis sie weg war.

00:04:44: Lützlich kamen jeden Tag Fragen.

00:04:48: Wo finde ich das denn?

00:04:51: Wie wurde das bisher dann gemacht?

00:04:54: Wer kümmert sich darum?

00:04:56: Und nicht weil das Team schlecht war sondern... weil ganz viel Wissen ausschließlich im Kopf einer einzigen Person gespeichert war.

00:05:09: Ja und deshalb sage ich auch immer, Dokumentation bedeutet nicht Misstrauen.

00:05:16: Dokumentations bedeutet Entlastung – und nicht nur für die Praxisleitung sondern für das gesamte Team!

00:05:23: Den folgenden Punkt den unterschätzen viele komplett.

00:05:27: Ich sage Dokumentation spart Zeit.

00:05:31: Ich weiß, das klingt jetzt erstmal komplett widersprüchlich!

00:05:37: Denn Dokumentationskostetjahrzeit – ja?

00:05:41: Im ersten Moment natürlich schon.

00:05:44: Aber schlechte Dokumenten glauben mir.

00:05:46: Schlechte Dokumente kostet jeden einzelnen Tag deutlich mehr Zeit.

00:05:52: Nämlich immer dann wenn Informationen gesucht werden müssen Wenn nachgefragt wird, wenn Dinge doppelt und dreifacht erklärt werden oder wenn Fehler passieren weil Informationen fehlen.

00:06:07: Und genau das ist der Unterschied!

00:06:09: Gute Dokumentation verhindert Rückfragen – und Rückfragkosten im Praxisalltag sehr viel Energie.

00:06:18: Ich möchte dir einen Gedanken mitgeben den ich selbst auch wirklich richtig spannend finde.

00:06:25: Eigentlich dokumentieren wir ständig.

00:06:29: Kalendereinträge, Patientenakten – was noch so?

00:06:33: Materialbestellungen, Aufgaben vielleicht auch schon, Notizen... Die eigentliche Frage lautet also ja gar nicht.

00:06:42: Dokumentieren wir sondern die eigentliche frage lautet.

00:06:46: Dokumentieren wir sinnvoll Denn viele Informationen werden an Stellen abgelegt, an denen sie später niemand wiederfindet.

00:06:56: Oder Sie werden doppelt dokumentiert oder Sie liegen in verschiedenen Versionen vor und genau dadurch entsteht Unsicherheit.

00:07:06: Es gibt noch einen super wichtigen Punkt das Thema Nachvollziehbarkeit.

00:07:12: Manchmal geht es gar nicht darum ob etwas erledigt wurde sondern es geht darum, ob später noch nachvollziehbar ist, dass es erledigt wurde.

00:07:23: Besonders im medizinischen Bereich kann das im Ernstfall richtig wichtig werden – nicht nur juristisch sondern auch für die eigene Sicherheit.

00:07:33: Ja und deswegen darf die Dokumentation auch niemals gegen den Mitarbeiter arbeiten.

00:07:39: sie muss ihn schützen!

00:07:41: Ich glaube mit diesem Blick verändert sich das ganze Thema.

00:07:46: QM ist dann nämlich keine Pflicht mehr, QM is ein Sicherheitsnetz.

00:07:52: Also mal ganz konkret was kann man morgen in der eigenen Praxis ausprobieren?

00:08:00: Tipp eins Sucht euch einen einzigen Prozess aus, der regelmäßig Fragen aufwirft also zum Beispiel euer Materialwesen oder die Aufnahme neuer Patienten vielleicht auch der Ablauf bei einer Laborarbeit.

00:08:18: Und dokumentiert diesen Ablauf dann einmal gemeinsam, nicht für irgendein Auditor – für euch!

00:08:27: Ihr werdet überrascht sein wie unterschiedlich die Vorstellungen im Team teilweise sind.

00:08:39: Fragt Euch mal, welche Dinge funktionieren heute nur deshalb?

00:08:44: weil eine bestimmte Person da ist.

00:08:47: Genau dort steckt meistens das größte Risiko, macht es sichtbar!

00:08:54: Und Tipp drei?

00:08:56: Verbindet Aufgaben mit Prozessen.

00:08:59: In einer Aufgabe ohne klaren Ablauf – was passiert mit der?

00:09:05: Die sorgt immer für Rückfragen.

00:09:08: Ich habe noch einen vierten Tipp Überprüft mal bitte eure Dokumentation aus Sicht eines neuen Mitarbeiters.

00:09:16: Also wenn morgen jemand neues bei euch anfängt, versteht der sofort wie er arbeitet oder muss er ständig nachfragen?

00:09:27: Wenn die Antwort ja lautet dann habt ihr enormes Optimierungspotenzial!

00:09:33: Ihr entgenau dort beginnt für mich modernes Qualitätsmanagement Nicht bei Vorschriften, sondern bei einem Alltag der einfacher wird.

00:09:45: Wenn du aus dieser Folge hier heute eine Sache mitnehmen möchtest dann vielleicht diese hier.

00:09:55: Schlechte Dokumentation kostet deutlich mehr und gutes Qualitätsmanagement ist keine Sammlung von Ortlern.

00:10:05: Es ist die Grundlage dafür dass eine Praxis auch dann ruhig und sicher funktioniert, wenn der Alltag einmal nicht nach Plan läuft.

00:10:16: Ja ich freue mich, dass du auch heute wieder dabei warst und wir hören uns garantiert in der nächsten Folge wieder!

00:10:22: Bis bald eure Katja.