00:00:01: Hat es eigentlich irgendjemand weitergegeben?

00:00:04: Kurze Stille.

00:00:05: Dann sagt jemand, äh ich dachte das weiß schon jeder und ich glaube dieser genau dieser Satz beschreibt Kommunikation in vielen Praxen ziemlich gut.

00:00:19: irgendwie läuft alles irgendwie wird auch gesprochen irgendwie funktioniert es auch meistens Aber gleichzeitig entstehen jeden einzelnen Tag Missverständnisse.

00:00:33: Es entstehen Rückfragen und auch Unterbrechungen, die unglaublich viel Zeit- und Energiekosten.

00:00:41: Herzlich willkommen zur fünften Folge unserer siebten Staffel von Das Auch noch dem Dentalwissen Podcast!

00:00:50: Ich bin Katja Effatz, Senior Expert bei der Opti Health Consulting DMBH Und heute sprechen wir über einen der größten Zeitfresser im gesamten Praxisalltag.

00:01:29: Diese vielen kleinen Dinge im Alltag.

00:01:32: Unterbrechungen, Rückfragen, unklare Absprachen auch doppelte Informationen oder Informationen die nie dort ankommen wo sie eigentlich gebraucht werden.

00:01:47: Während das Verrückte daran ist viele Teams die merken gar nicht mehr wie anstrengend dass inzwischen geworden ist Weil sie sich komplett daran gewöhnt haben, ist total normal geworden.

00:02:00: Der wird zwischen zwei Patienten schnell irgendwas zugerufen!

00:02:06: Kannst du gleich noch Frau Mayer zurückrufen?

00:02:09: Im Vorbeigehen sagt jemand der Laborfall, der muss heute unbedingt noch raus.

00:02:15: Hinten fragt jemand nach Material.

00:02:18: Vorne klingen gleichzeitig das Telefon und irgendwo dazwischen versucht jemand konzentriert zu arbeiten und eine Rechnung zu schreiben.

00:02:28: Und genau deshalb fühlt sich Kommunikation in vielen Praxen, inzwischen an wie sagen wir mal Dauerrauschen.

00:02:37: Es läuft permanent irgendetwas parallel.

00:02:41: Ja das kostet unglaublich viel Konzentration.

00:02:46: Ich hatte meine Praxis in der Beratung.

00:02:49: Da sagte eine Mitarbeiterin zu mir ich habe das Gefühl Ich werde alle drei Minuten aus meinen Gedanken gerissen.

00:02:59: Und ganz ehrlich, das war noch nicht mal übertrieben!

00:03:03: Denn genau das passiert in vielen Praxen den ganzen Tag.

00:03:08: Kurze Rückfrage hier, kurze Unterbrechung da, dann noch schnell eine Info zwischendurch und jedes Mal braucht das Gehirn wieder Zeit um zurück in die eigentliche Aufgabe zu finden Punkt den viele komplett unterschätzen.

00:03:28: Denn Unterbrechungen kosten ja nicht nur Zeit, sie kosten Fokus und je häufiger Menschen unterbrochen werden, desto fehleranfälliger werden Abläufe gerade in stressigen Situationen.

00:03:46: Jetzt kommt etwas Spannendes!

00:03:48: Denn viele Teams denken Sie hätten ein Kommunikationsproblem.

00:03:54: dabei haben sie oft eigentlich ein Strukturproblem.

00:03:59: Denn Kommunikation wird dann anstrengend, wenn nicht klar geregelt ist, welche Informationen gehören wohin zum Beispiel?

00:04:10: Oder was muss sofort weitergegeben werden und was eben

00:04:15: nicht?!

00:04:16: Ich glaube, wenn ihr ehrlich seid das kennt auch wirklich jede Praxis!

00:04:21: Eine Kollegin ruft z.B.

00:04:22: quer durch den Flur.

00:04:24: Kann jemand noch den AKP ausdrucken?

00:04:27: Drei Leute reagieren gleichzeitig.

00:04:30: Einer macht's, der andere machts auch und am Ende wurde die Aufgabe doppelt erledigt.

00:04:38: Klingt ja erst mal harmlos ich weiß aber genau solche Dinge passieren täglich und summieren sich über Wochen- und Monate enorm nicht nur zeitlich sondern auch mental Denn irgendwann entsteht dieses Gefühl, ich muss ständig an alles denken.

00:04:58: Und genau das macht Teams auf Dauer müde!

00:05:02: Und wisst ihr was richtig interessant ist?

00:05:05: Viele Praxen versuchen dieses Problem sogar irgendwie zu lösen aber dadurch werden oft neue Probleme geschaffen zum Beispiel durch private Messenger.

00:05:18: und bitte jetzt nicht falsch verstehen Ich verstehe total, warum das passiert.

00:05:24: WhatsApp ist schnell – einfach jeder kennt es!

00:05:29: Und natürlich fühlt es sich erstmal praktisch an, schnell etwas in die Gruppe zu schreiben.

00:05:36: Das Problem ist nur sobald wichtige Praxisinformationen über private Messenger laufen entstehen sofort Risiken.

00:05:45: Datenschutz fehlende Nachvollziehbarkeit Informationsverlust Und vor allem Parallelwege.

00:05:56: Und Parallellwege sind organisatorisch immer ein Wahnsignal, denn plötzlich weiß niemand mehr wo steht eigentlich was?

00:06:07: Lief das jetzt über WhatsApp?

00:06:09: Boah!

00:06:10: Haben wir es mündlich besprochen oder steht das doch irgendwo im System?

00:06:15: Denn dadurch, genau dadurch entsteht dann Chaos.

00:06:19: In einer anderen Praxis von mir da liefen Informationen unfassbar parallel.

00:06:26: Über die Praxissoftware, über Zettel, über private Chats und auch noch mündlich.

00:06:33: Und jeder im Team hatte irgendwann Angst, irgendetwas zu verpassen!

00:06:39: Ja was war das Ergebnis?

00:06:41: Alle kontrollierten permanent alles doppelt... ...und genau dadurch entstand noch mehr Stress Hierin.

00:06:49: deswegen finde ich den folgenden Punkt, nämlich persönlich unglaublich wichtig.

00:06:55: Gute Kommunikation bedeutet nicht ständig miteinander zu reden sondern es bedeutet Informationen klar und nachvollziehbar zu steuern – das ist ein riesiger Unterschied!

00:07:10: Viele Teams kommunizieren unglaublich viel aber oft nicht strukturiert.

00:07:17: Und genau deshalb sind strukturierte Übergaben so wichtig.

00:07:22: Besonders zwischen Anmeldung, Assistenz, Verwaltung und Behandlern.

00:07:28: Da entstehen die meisten Informationsverluste.

00:07:33: Am Tagesende zum Beispiel wird noch schnell mal eben was zugerufen Denk morgen bitte an den Rückruf oder sowas wie Ach der Patient braucht übrigens noch einen neuen Termin!

00:07:48: weil es keiner mehr genau bescheid.

00:07:52: Nicht aus bösem Willen, das will ich in keinster Weise unterstellen!

00:07:56: Sondern bei Informationen ohne Struktur super schnell verloren gehen.

00:08:02: Deswegen sind Übergaben einer der größten Hebel überhaupt und zwar nicht kompliziert sondern einfach und klar.

00:08:12: also zum Beispiel feste Übergabezeit klare Zuständigkeit zentrale Ablage, wichtige Informationen nachvollziehbare Aufgabenliste.

00:08:24: Kurz und knackig!

00:08:26: Mit dem folgenden konkreten Tipp können viele Praxen sofort loslegen.

00:08:32: Probiert es bei euch auch mal aus.

00:08:34: also macht mal einen Tag lang bewusst sichtbar wie oft jemand bei euch in der Praxis unterbrochen wird.

00:08:43: wirklich achtet mal darauf Wie oft wird jemand bei einer Aufgabe rausgerissen?

00:08:51: Meistens merkt man dann nämlich erst, wie extrem das inzwischen geworden ist und dass man das als normal empfindet.

00:09:00: Weil viele Unterbrechungen einzeln total klein wirken – die erzeugen in der Summe natürlich erst die permanente Unruhe!

00:09:11: Noch ein anderer ganz wichtiger Punkt Denkt mal bitte auch darüber nach, nicht jede Information braucht immer sofortige Aufmerksamkeit.

00:09:20: Auch das klingt erstmal wieder total banal ist aber super wichtig weil in ganz vielen Praxen wird alles gleich dringend behandelt.

00:09:31: Dadurch entsteht dieses Gefühl dieser permanenten Alarmbereitschaft.

00:09:37: Es lohnt sich, wirklich sehr Kommunikationswege bewusst zu unterscheiden.

00:09:42: Also das heißt was ist wirklich akut?

00:09:46: Was kann vielleicht auch gesammelt werden und was muss überhaupt weiter gegeben werden?

00:09:52: denn auch das ist spannend.

00:09:54: Viele Informationen werden einfach aus Gewohnheit geteilt obwohl sie für die meisten im Team überhaupt nicht relevant sind.

00:10:02: Dadurch entsteht dann wiederum Informationsüberlastung.

00:10:06: Was passiert?

00:10:07: Irgendwann hört keiner mehr richtig zu, weil ich einfach wie eine Gießkanne mit Informationen überschüttet werde.

00:10:14: Ich finde man merkt das übrigens auch außerhalb der Praxis total gut!

00:10:20: Also stelle dir mal ein Cockpit im Flugzeug vor Wenn dort dauerhaft irgendwelche relevanten oder irrelevanten Er-Meldungen aufploppen Dann kann niemand mehr priorisieren.

00:10:33: was ist jetzt hier wirklich wichtig?

00:10:36: Deshalb funktionieren gute Systeme immer mit sehr klaren Regeln.

00:10:41: Und genau das brauchen Teams heute auch, klare Kommunikationsregeln – nicht kompliziert aber bewusst definiert.

00:10:52: Zum Beispiel so Welche Informationen gehören wohin?

00:10:57: Was wird dokumentiert oder welche Aufgaben werden nicht mehr mündlich weitergegeben?

00:11:06: Auch sowas wie wann wird gesammelt statt sofort zu unterbrechen.

00:11:11: Und allein solche kleine Regeln, die verändern wirklich schon viel im Praxisalltag.

00:11:17: Es entsteht plötzlich eine ungewohnte Ruhe.

00:11:21: Ja und jetzt kommt vielleicht noch so die wichtigste Erkenntnis aus dieser Folge Kommunikation wird oft dann anstrengend wenn Organisation fehlt Denn, wie wir eben gemerkt haben gute Kommunikation braucht Struktur.

00:11:38: Sonst entsteht Dauercar aus!

00:11:40: Ihr habt genau deshalb ist Kommunikations auch kein weiches Thema.

00:11:45: sie entscheidet darüber Wie effizient?

00:11:49: Wie ruhig und wie konzentriert Teams arbeiten können.

00:11:53: Ich gebe euch jetzt noch drei Dinge mit an die Hand die ihr wirklich sofort ausprobieren könnt.

00:11:58: also erstens reduziert mündliche Aufgabenvergaben, wirklich reduziert ist.

00:12:06: Alles was wichtig ist muss nachvollziehbar festgehalten werden.

00:12:11: Zweitens definiert einfach mal feste Kommunikationswege und da bitte nicht fünf verschiedene Parallelkanäle sondern klare Zuständigkeiten!

00:12:23: Und drittens schafft bewusst unter brechungsfreie Zeiten Besonders für konzentrierte Aufgaben.

00:12:33: Menschen können nicht dauerhaft gleichzeitig kommunizieren und konzentrierter arbeiten, das geht nicht auf Dauer.

00:12:41: Hier irgendwie immer am Ende.

00:12:42: wenn du es dieser Folge heute auch nur eine Sache mitnimmst dann vielleicht diese hier.

00:12:49: Schlechte Kommunikation kostet nicht nur Zeit sie kostet Ruhe.

00:12:55: Und genau deshalb ist klare Kommunikation einer der größten Entlastungsfaktoren überhaupt.

00:13:03: Für das Team, für die Abläufe und am Ende für die gesamte Praxis!

00:13:10: Toll dass du wieder dabei warst.

00:13:12: ich freue mich immer sehr darüber und wir hören uns in der nächsten Folge bis bald eure Katja.