00:00:02: Kannst du das bitte noch eh mehr ledigen?

00:00:04: Ja, klar!

00:00:06: Zehn Minuten später.

00:00:09: Hast Du das eigentlich gemacht?

00:00:12: Kurze Stille.

00:00:14: Äh...neeh ich glaube nicht und ich glaube genau diese Situation kennt wirklich jede Praxis da draußen.

00:00:25: Nicht weil die Menschen unzuverlässig sind sondern weil unglaublich viele Praxen im Alltag immer noch nach einem Prinzip funktionieren, dass ich gerne das Zurufsystem nenne.

00:00:40: Irgendjemand sagt irgendwem irgendetwas zwischen Tür und Angel.

00:00:44: Jemand merkt sich etwas?

00:00:47: Jemand anderes schreibt vielleicht einen kleinen Zettel... Und irgendwie hofft man, dass es später auch noch präsent ist!

00:00:55: Und so lange es halbwegs funktioniert, ist es ja auch so, dass gar nicht so richtig auffällt bis dann irgendwann mal Dinge untergehen oder halt auch Sachen doppelt erledigt werden.

00:01:08: Oder plötzlich keiner mehr weiß, wer jetzt eigentlich zuständig war?

00:01:14: Herzlich willkommen zur vierten Folge der siebten Staffel von DasAuchNoch, dem Denn-Talwissen-Podcast!

00:01:21: Ich bin Katja Effarts, Senior Expert bei der OptiHealth Consulting GmbH und heute sprechen wir über ein Thema das Im Praxisalltag unglaublich viel Chaos verursacht, obwohl es oft komplett unterschätzt wird.

00:01:40: Interne Organisation Oder genauer gesagt was passiert wenn Organisation fehlt?

00:01:50: Denn mal ganz ehrlich viele Praxen arbeiten organisatorisch immer noch erstaunlich improvisiert.

00:02:00: Also ich bin ja auch ein Improvisationskünstler, aber an manchen Stellen geht es einfach nicht.

00:02:06: Nach außen wirkt oft alles super professionell!

00:02:10: Die Patienten merken davon vielleicht gar nichts – auf jeden Fall nicht viel.

00:02:16: Aber intern laufen viele Abläufe über Gewohnheiten und das sind Zurufe und eben auch über Einzelwissen So lange, so lange die richtigen Menschen da sind.

00:02:33: Das Problem beginnt meistens erst dann wenn etwas nicht mehr nach Routine läuft das heißt Wenn jemand krank ist, wenn jemand im Urlaub ist oder auch wenn eine neue Mitarbeiterin anfängt Oder wenn plötzlich auch viel mehr los ist als sonst.

00:02:54: Dann merkt man in diesen Praxen nämlich relativ schnell Es gibt hier irgendwie gar keine echte Struktur.

00:03:02: Und genau deshalb ist Organisation auch kein langweiliges Verwaltungsthema?

00:03:08: Nee, nee!

00:03:09: Sie entscheidet darüber wie ruhig oder wie stressig ein kompletter Praxisalltag abläuft.

00:03:17: Ich hatte mal eine Praxis in der Beratung.

00:03:20: da sagte die Praxisinhaberin zu mir Also eigentlich sind wir ein tolles Team Aber wir reden irgendwie den ganzen Tag nur noch aneinander vorbei.

00:03:30: Und das Spannende war, das Problem war überhaupt nicht die Stimmung!

00:03:35: Das Problem war fehlende Transparenz.

00:03:38: Jeder wusste irgendwie etwas aber niemand hatte den kompletten Überblick.

00:03:45: Aufgaben wurden dort mündlich weitergegeben Informationen lagen an sich verschiedenen Stellen und Ja, jeder arbeitete irgendwie so nach seinem eigenen kleinen System und dadurch genau entstand dann so viel Reibung.

00:04:01: Denn das Gehirn?

00:04:02: Das muss einfach permanent mitdenken!

00:04:06: Wer macht was?

00:04:07: Wurde das schon erledigt?

00:04:09: Hat jemand daran gedacht?

00:04:12: Muss ich nochmal nachfragen?

00:04:14: Hier in dieses permanent und ständige Mitdenken – das kostet im Alltag viel Energie wahnsinnig viel Energie.

00:04:23: Oft sogar mehr als die eigentliche Arbeit selbst.

00:04:27: und ich glaube, wenn man jetzt so darüber nachdenkt das unterschätzen viele total.

00:04:32: denn wenn man ehrlich über Stress in Praxen spricht dann denken viele sofort an volle Terminpläne oder auch Personalmangel natürlich aber ganz oft entsteht Stress durch fehlende Klarheit, fehlenden Transparenz Und das sieht man total gut bei den Aufgaben.

00:04:52: Da gibt es so diese typischen Situationen.

00:04:56: Kannst du bitte noch den Heil- und Kostenplan fertig machen?

00:05:00: Denk bitte noch an den Rückruf!

00:05:02: Wir müssen übrigens noch Material bestellen, und das klingt ja alles total normal – das ist so Praxisalltag,

00:05:08: ne?!

00:05:08: Das Problem ist aber mündliche Aufgaben sind das Problem weil sie verschwinden nicht sofort natürlich, aber irgendwann Und meistens verschwinden sie genau dann, wenn viel los ist.

00:05:24: Und jetzt passiert etwas Spannendes!

00:05:27: Sobald Aufgaben nicht klar dokumentiert sind beginnt automatisch Kontrolle.

00:05:34: Dann wird nachgefragt erinnert kontrolliert und dadurch entsteht dann dieses Gefühl.

00:05:43: ich muss hier an alles selbst denken Und das ist für viele Praxisinhaber oder auch Praxismanagerinnen inzwischen ein riesiger Belastungsfaktor.

00:05:53: Nicht weil das Team schlecht arbeitet, sondern weil das System dahinter fehlt – genau deshalb ist Organisation so wichtig!

00:06:03: Sie sorgt nicht dafür dass Menschen mehr arbeiten, sondern dass sie weniger nachdenken müssen und das ist ein riesige Unterschied.

00:06:12: Ein gutes System Entlastet den Kopf!

00:06:16: Jetzt kommt ein Punkt, der mir persönlich unglaublich wichtig ist.

00:06:20: Das wird nämlich auch oft missverstanden.

00:06:23: Organisation bedeutet nicht Bürokratie – wie oft das verwechselt wird?

00:06:30: Viele denken sofort an mehr Regeln, mehr Dokumentation und mehr Aufwand.

00:06:37: Dabei ist gute Organisation genau das Gegenteil.

00:06:42: Sie reduziert Chaos Und dadurch entsteht Ruhe.

00:06:47: Ich finde, man merkt das übrigens total gut in anderen Branchen.

00:06:52: Stell dir mal eine gute Küche in einem Restaurant vor!

00:06:55: Wenn dort jeder Koch ständig fragen müsste... Wo liegt das Messer?

00:07:01: Wer macht die Bestellung?

00:07:03: Ist das schon

00:07:04: vorbereitet?!

00:07:06: Dann würde jeder Laden komplett eskalieren.

00:07:09: Deshalb funktionieren gute Küchen mit klaren Abläufen Nicht weil Menschen kontrolliert werden sollen, sondern weil dadurch Geschwindigkeit und Ruhe entstehen.

00:07:22: Und genau das brauchen Praxen heute auch – vor allem weil Abläufe immer komplexer werden!

00:07:30: Wir denken einfach mal an Dokumentation, wir denken an Datenschutz, QM, MDR, Materialmanagement, Kommunikation... und so weiter, das alles läuft parallel.

00:07:45: Und genau deshalb reicht im Kopf behalten irgendwann nicht mehr aus – das geht nicht!

00:07:52: Ja wo es ganz besonders sichtbar wird ist in einem Bereich der auch dringend einzughalten muss in den Praxen nämlich der Bereich neue Mitarbeiter.

00:08:03: Da zeigt sich meistens innerhalb weniger Tage wie gut eine Praxis wirklich organisiert ist.

00:08:11: Ich glaube, die folgende Situation, die kennt wirklich fast jeder.

00:08:15: Die neue Kollegin sitzt da.

00:08:17: Sie ist motiviert!

00:08:18: Sie will alles richtig machen und dann hört sie den ganzen Tag Sätze wie Ja das machen wir normalerweise irgendwie anders.

00:08:27: oder fragt es einfach mal die Kollegin Oder mein persönlicher Klassiker Das musst du einfach mit der Zeit lernen.

00:08:36: Und ganz ehrlich?

00:08:37: Das ist keine Einarbeitung!

00:08:39: Das ist Hoffnung.

00:08:41: Und genau dadurch entstehen später Unsicherheiten, dann Fehler und am Ende Frust.

00:08:48: Nicht nur bei den neuen Mitarbeitern auch beim bestehenden Themen!

00:08:52: Denn plötzlich muss ständig jemand Dinge erklären, nacharbeiten oder kontrollieren.

00:08:59: Genau deshalb ist Einarbeitung einer der besten Tests überhaupt für funktionierende Organisationen Denn wenn Wissen nur in einzelnen Köpfen existiert, wird jede Veränderung automatisch schwierig.

00:09:16: Also brauchen Praxen heute viel mehr Transparenz – Klarheit darüber wie Prozesse laufen wo ich Informationen finde wer zuständig ist und wie Aufgaben nachvollziehbar festgehalten werden.

00:09:33: Hier schauen wir uns einfach mal so ein paar Dinge an, die man wirklich relativ schnell im Alltag verbessern kann.

00:09:39: Also der erste Punkt – Aufgaben raus aus dem Kopf!

00:09:44: Ja, wirklich?

00:09:45: Alles was wichtig ist muss nachvollziehbar festgehalten werden.

00:09:51: Nicht auf fünf verschiedenen Zetteln nicht irgendwo nebenbei sondern zentral.

00:09:57: allein dadurch reduziert sich unglaublich viel Stress.

00:10:02: Der zweite Punkt sind klare Zuständigkeiten.

00:10:06: Nicht jemand kümmert sich darum, sondern wer genau macht was?

00:10:12: Das klingt simpelich weiß aber genau daran scheitern im Alltag unglaublich viele Abläufe also Zuständigkeit.

00:10:22: Der dritte Punkt ist Wissen sichtbar machen.

00:10:26: in vielen Praxen gibt es sogenannte stille Experten Also Mitarbeiter, die unfassbar viel wissen.

00:10:35: Aber nur in ihrem eigenen Kopf!

00:10:38: Und sobald diese Person fehlt entsteht Chaos.

00:10:43: Deshalb lohnt es sich extrem Abläufe und Informationen Schritt für Schritt dokumentierbar zu machen Nicht riesig kompliziert Total pragmatisch.

00:10:55: also zum Beispiel Wie läuft eine Materialbestellung ab?

00:11:00: passiert bei einem Laborfall?

00:11:03: Wie wird ein neuer Patient angelegt, wie wird ein Ehrezept erstellt und verschickt.

00:11:09: Wie wird der Anrufbeantworter neu programmiert?

00:11:13: Genau solche Dinge.

00:11:14: die sparen später unglaublich viel Zeit!

00:11:18: Und jetzt vielleicht der wichtigste Punkt dieser Folge?

00:11:21: Organisation ist die Grundlage jeder Digitalisierung Denn ohne diese klaren Prozesse bringt das beste Tool nichts, denn digitalisiert man einfach nur Unordnung.

00:11:36: Genau deshalb scheitern auch viele digitale Lösungen und werden nicht akzeptiert vom Team oder vom Praxisinhaber.

00:11:44: Das liegt nicht daran dass die Software schlecht ist sondern weil die Abläufe dahinter nie sauber definiert wurden.

00:11:53: Und das ist eigentlich die wichtigste Erkenntnis überhaupt.

00:11:57: Digitalisierung ersetzt keine Organisation, sie macht Organisation sichtbar!

00:12:04: Wenn du aus dieser Folge heute nur eine Sache mitnehmen möchtest dann vielleicht diese hier.

00:12:10: Stress entsteht im Praxisalltag oft nicht durch die Menge an Arbeit sondern durch fehlende Klarheit und genau deshalb ist gute Organisation keine Nebensache.

00:12:23: Sie ist die Grundlage dafür, dass Teams ruhig, effizient und entspannt arbeiten können.

00:12:31: Ich freue mich, dass du wieder dabei warst!

00:12:34: Ich hoffe, du bleibst organisiert und wir hören uns in der nächsten Folge.

00:12:40: bis bald eure Katja.