00:00:02: Können Sie das bitte hier noch unterschreiben?

00:00:05: Die Patientin nimmt das Klemmbrett, schaut kurz drauf und sagt dann direkt.

00:00:11: Muss ich das alles nochmal

00:00:13: ausfüllen?!

00:00:14: Das habe ich doch letztes Mal schon gemacht!

00:00:17: Vorne an der Anmeldung klingelt parallel – wer kennt's nicht, das Telefon ja.

00:00:23: im Hintergrund wartet vom Behandlungszimmer jemand bereits auf die Freigabe Und irgendwo zwischen Datenschutzblatt und Medikamentenliste fehlender Unterschrift merkt man dann plötzlich, die Behandlung hat ja noch gar nicht begonnen.

00:00:42: Und trotzdem ist schon wieder Stress da!

00:00:45: Herzlich willkommen zur dritten Folge der siebten Staffel von Das auch noch dem Dentalwissen Podcast.

00:00:54: Ich bin Katja Effarts Senior-Expert bei der OptiHealth Consulting GmbH.

00:01:00: Und heute sprechen wir über einen Bereich, der im Praxisalltag oft total unterschätzt wird – obwohl er unglaublich viel Einfluss auf den gesamten weiteren Ablauf hat!

00:01:16: Es geht um Patientenaufnahme und Anamnese.

00:01:25: Denn ganz ehrlich?

00:01:26: Die meisten denken bei Digitalisierung zuerst an die großen Themen.

00:01:33: An KI, an moderne Technik, an neue Systeme aber selten wirklich selten an diesen Moment vorne an der Rezeption.

00:01:45: dabei entscheidet sich oft genau schon dort wie entspannt oder wie chaotisch ein Termin später wird denn in den ersten zehn Minuten Eines Praxisbesuchs ziehen sich häufig durch den gesamten weiteren Ablauf leider Gottes.

00:02:05: Wenn vorne nämlich schon Ruhe drin ist, dann läuft meistens auch der Rest deutlich entspannter.

00:02:12: Wenn er aber vorne dahingegen schon hektik entsteht, dann zieht sich leider auch das durch den kompletten Termin und ich glaube dass das wirklich sehr viele Praxen ziemlich gut kennen.

00:02:27: Eigentlich ist alles vorbereitet, eigentlich.

00:02:31: Und trotzdem fehlt irgendwo noch etwas.

00:02:36: Ein Formular wurde nicht richtig ausgefüllt oder nicht vollständig die Medikamentenliste ist vielleicht nicht aktuell irgendeine Unterschrift fehlt noch.

00:02:47: das sind so Klassiker und plötzlich stehen drei Leute gleichzeitig unter Strom sind total in action Obwohl der eigentliche Behandlungstag gerade erst angefangen hat.

00:03:00: Tolle Aussicht für den Tag!

00:03:02: Ja und dann kommt ein Punkt, den ich persönlich wirklich ultra spannend finde.

00:03:08: Viele Praxen haben an dieser Stelle nämlich längst digitalisiert.

00:03:23: Also eigentlich doch genau die Dinge, die dann auch Entlastung bringen sollen.

00:03:29: Und trotzdem entsteht oft das selbe Problem wie früher mit Papier.

00:03:36: Warum?

00:03:38: Je weil Digitalisierung allein noch keinen Prozess macht – keinen guten Prozess!

00:03:47: Wenn der Ablauf dahinter nicht klar ist, dann bleibt es kompliziert Nur halt eben digital.

00:03:56: Und genau deshalb lohnt es sich, heute wirklich mal so einen ehrlichen Blick auf die Patientenaufnahme zu werfen.

00:04:03: Denn dieser Bereich hat viel mehr Einfluss auf den Praxisalltag als viele denken!

00:04:10: Wir schauen mal zusammen auf ein ganz typisches Beispiel.

00:04:14: Also Patienten kommen in die Praxis und füllen vor Ort erstmal Formulare aus – das kennt man.

00:04:22: Währenddessen wartet das Team darauf, dass alles fertig ist.

00:04:27: Dann wird kontrolliert nachgefragt etwas ergänzt und oft entsteht dadurch schon direkt zu Beginn Zeitdruck – besonders morgens!

00:04:39: Und genau deshalb kann es unglaublich sinnvoll sein bestimmte Dinge vorherzuerledigen zum Beispiel Digitale vor Abanamnesen Also dass Patienten bestimmte Daten schon vor dem Termin ausfüllen können.

00:04:57: In Ruhe, zu Hause ohne Stress im Wartezimmer oder an der Rezeption.

00:05:05: und ganz ehrlich das spart oft nicht nur Zeit sondern es reduziert auch Fehler!

00:05:12: Denn viele Patienten füllen Dinge deutlich sorgfältiger aus wenn sie nicht gleichzeitig in einem vollen Wartezimmer sitzen und das Gefühl haben, sich beeilen zu müssen.

00:05:26: Und jetzt direkt noch ein ganz konkreter Tipp den viele Praxen auch relativ einfach testen können.

00:05:33: Schaut euch einmal an welche Informationen ihr bei Neupatienten wirklich jedes Mal aktiv nachfordern müsst.

00:05:44: also wo fehlen regelmäßig angaben.

00:05:49: Welche Formulare sorgen ständig für Rückfragen?

00:05:53: Welche Informationen werden oft unvollständig ausgefüllt, denn genau dort liegt natürlich das größte Optimierungspotenzial.

00:06:05: und jetzt kommt noch ein weiterer Punkt der ebenfalls oft unterschätzt wird die Lesbarkeit ist ja gar nicht mehr das Hauptproblem.

00:06:14: früher war immer so der Klassiker.

00:06:17: Ich kann die Handschrift nicht lesen.

00:06:19: Das kennt wahrscheinlich jeder, aber heute geht es um was anderes.

00:06:24: Struktur Sind die Informationen vollständig?

00:06:29: Sind sie aktuell?

00:06:30: Sind Sie sofort auffindbar oder muss man erst wieder suchen?

00:06:36: und genau diese Sucherei kostet im Alltag unfassbar viel Energie – und natürlich auch Zeit!

00:06:45: Vielleicht kennst du das auch.

00:06:47: Der Patient sitzt schon im Zimmer und der Behandler fragt nach Vorerkrankungen, und plötzlich heißt es... Moment!

00:06:55: Ich gucke mal eben.

00:06:57: Dann wird geklickt, gesucht, nachgefragt.

00:07:02: Die haben genau diese kleinen Unterbrechungen, die summieren sich über den Tag extrem – nicht nur zeitlich sondern auch mental.

00:07:13: Denn dieser Druck, der da entsteht, der entsteht ja eben auch mental.

00:07:18: Denn jedes Mal muss sich jemand neu konzentrieren, neu orientieren und wieder in den Ablauf finden.

00:07:27: Und aus diesem Grund genau deshalb ist eine gute Patientenaufnahme viel mehr als nur Verwaltung!

00:07:37: Sie ist die Grundlage für einen ruhigen Ablauf – und übrigens merken Patienten Das extrem schnell!

00:07:45: Sie merken unfassbar schnell, ob Abläufe organisiert wirken oder ob hier gerade gut improvisiert wird.

00:07:55: Oder mehr schlecht als recht?

00:07:57: Ich finde das merkt man auch total gut außerhalb der Zahl Medizin.

00:08:02: Stell dir mal einen Hotel vor.

00:08:04: du gehst in ein Hotel und beim Check-in weiß niemand genau welche Daten schon vorliegen.

00:08:11: Du musst Dinge mehrmals auffüllen, es wird gesucht.

00:08:15: Ständig werden dir noch Fragen gestellt!

00:08:18: Dann denkst du doch auch relativ schnell?

00:08:22: Also irgendwie wirkt das hier alles total unorganisiert und genau dieses Gefühl entsteht natürlich auch in der Praxis nur oft viel subtiler.

00:08:33: Ja jetzt schauen wir nochmal auf ein Thema Das momentan viele beschäftigt, da geht es nämlich um die Patienten-Akzeptanz.

00:08:42: Denn natürlich sagen manche Praxen Ja, aber unsere Patienten möchten keine Tablets oder Die älteren Patienten kommen damit nicht klar.

00:08:55: und ganz ehrlich Teilweise stimmt das auch Aber ehrlicherweise liegt das Problem gar nicht an der Technik selbst sondern eher daran, wie sie eingeführt wird.

00:09:08: Wenn jemand ein Tablet kommentalus hingeschoben bekommt und sich plötzlich alleine durch zwanzig Felder kämpfen soll dann fühlt sich das natürlich unangenehm an.

00:09:20: wenn einem aber erklärt wird warum das gemacht wird und dass dadurch vieles einfacher wird Dann reagieren die Patienten meistens viel entspannter.

00:09:30: Und dazu auch noch ein echt wichtiger Punkt Digitalisierung bedeutet nicht, dass alles nur noch digital laufen muss.

00:09:41: Das ist ein echter Denkfehler!

00:09:43: Es geht nicht darum Menschen zu ersetzen – es geht darum Prozesse zu verbessern und deshalb darf es natürlich auch weiterhin Alternativen geben gerade für Patienten die sich mit Technik unsicher fühlen.

00:09:58: Wichtig ist einfach nur das der gesamten Prozess klar bleibt.

00:10:03: Kommen wir noch zu einem Punkt, der in vielen Praxen richtig viel Zeit spart.

00:10:09: Die Integration in bestehende Systeme Denn eine digitale Anamnese bringt relativ wenig zeitlich gesehen wenn danach wieder alles händisch in das System übertragen werden muss denn dann entsteht natürlich genau das was viele Teams frustriert doppelte Arbeit.

00:10:32: Doppelte Arbeit ist einer der größten Motivationskiller überhaupt.

00:10:38: Also bitte immer hinterfragen, wo landen die Informationen später eigentlich?

00:10:45: Sind sie dort direkt verfügbar, wo sie gebraucht werden oder entstehen wieder zusätzliche Zwischenschritte?

00:10:52: Denn genau diese kleinen Umwege kosten später unglaublich viel Zeit!

00:10:57: Ihr habt dann noch die wichtigste Frage überhaupt... Was bringt eine gute digitale Patientenaufnahme am Ende wirklich?

00:11:07: Und meine Antwort ist vor allem Ruhe.

00:11:11: Ruhe im Ablauf, weniger Rückfragen, weniger Sucherei, weniger Chaos an der Rezeption.

00:11:20: und genau dadurch entsteht dann Entlastung nicht durch mehr Technik sondern durch bessere Abläufe.

00:11:31: Also was kann man wirklich schnell und direkt im Alltag jetzt mal ausprobieren?

00:11:38: Schaut euch euren aktuellen Aufnahmeprozess einmal komplett aus Patientensicht an, also wirklich so Schritt für Schritt!

00:11:47: Wo entstehen Wartezeiten, wo entstehen Rückfragen, wo wird unnötig doppelt gearbeitet?

00:11:54: denn oft fallen Probleme erst auf wenn man so ein Ablauf mal bewusst beobachtet.

00:12:01: Und dann prüft, welche Informationen wirklich notwendig sind.

00:12:07: Viele Formulare sind über Jahre immer länger geworden und manchmal da fragt man Dinge ab die später niemand mehr braucht!

00:12:18: Und dann geht ihr nochmal hin und testet neue Abläufe immer erst in kleinen Schritten.

00:12:24: Also nicht sofort alles umstellen, alles neu, alles ändern sondern erstmal einzelne Prozesse optimieren.

00:12:33: Denn genau dadurch entsteht dann nämlich auch häufig eine höhere Akzeptanz im Team.

00:12:39: Hier wie immer am Ende wenn du aus dieser Folge heute auch nur eine Sache mitnimmst dann vielleicht diese hier Die Patientenaufnahme ist nicht einfach nur vorne an der Rezeption.

00:12:52: Die Patientenaufnahme ist der Startpunkt für den kompletten weiteren Ablauf.

00:12:58: Und je klarer und je strukturierter dieser Staat funktioniert, desto entspannter wird am Ende meistens auch der gesamte Termin!

00:13:09: Ich freue mich dass du treu geblieben bist und wieder dabei warst und wir hören uns in der nächsten Folge.

00:13:16: bis bald eure Katja.