00:00:01: Es ist Montagmorgen in der Praxis.

00:00:04: Vorne klingelt das Telefon, im Wartezimmer sitzen schon die ersten Patienten ... Im Hintergrund läuft die Aufbereitung und jemand fragt nach einem Laborauftrag und irgendwo zwischen Anmeldung- und Behandlungszimmer fällt dann dieser Satz.

00:00:22: Man, das hatten wir doch irgendwo notiert!

00:00:26: Und ich glaube genau diesen Moment Den kennen unglaublich viele von euch.

00:00:32: Einer schaut im Computer nach, die andere sucht nach einem Zettel.

00:00:36: Jeder erinnert sich dunkel daran, dass darüber letzte Woche schon mal gesprochen wurde und währenddessen läuft der Alltag einfach weiter!

00:00:49: Die Welt steht schließlich nicht still ... Und der nächste Patient kommt schon durch die Tür.

00:00:55: Das Telefon klingelt wieder Eine Kollegin fragt nach Unterstützung.

00:01:02: Und eigentlich merkt man in genau solchen Situationen super schnell, wie eine Praxis organisiert ist – nicht daran ob es hektisch ist?

00:01:16: Das ist eine Zahnarztpraxis!

00:01:18: Natürlich ist es da manchmal hektische sondern daran, wie schnell Informationen gefunden werden wie klar Zuständigkeiten sind und, wie viel Energie im Alltag für unnötige Dinge verloren gehen.

00:01:38: Ja und damit herzlich willkommen zur siebten Staffel von das auch noch dem Dentalwissen Podcast!

00:01:48: Ich bin Katja Effatz, Senior Expert bei der Opti-Helskonsult.

00:01:52: in GmbH sprechen wir über Digitalisierung im Praxisalltag, aber nicht über irgendwelche Hochgelandslösungen oder darüber welches Tool gerade modern ist.

00:02:14: Nein!

00:02:14: Wir sprechen über viel wichtigere Fragen.

00:02:18: was entlastet Praxen wirklich?

00:02:21: Denn ganz ehrlich die meisten Praxens haben heute nicht zu wenig Software.

00:02:28: sie haben eher Na, sagen wir mal zu viele einzelnen Lösungen so nebeneinander.

00:02:35: Und trotzdem höre ich ständig Sätze wie... Irgendwie wird es auch nicht einfacher damit oder sowas wie... Wir springen nur noch zwischen dem System und dem System hin und her.

00:02:48: Ich weiß schon gar nicht mehr was ich als erstes starten soll.

00:02:52: Auch ganz beliebt und häufig gehört sind Sätze.

00:02:55: Eigentlich sollten wir Zeit sparen Aber irgendwie kostet uns das alles viel mehr Zeit.

00:03:02: Und genau darüber möchte ich heute sprechen, denn Digitalisierung scheitert in Praxen in den seltensten Fällen an der Technik!

00:03:13: Sie scheitern meistens daran wie sie eingeführt wird und vor allem daran was man eigentlich von ihr erwartet.

00:03:23: Viele setzen Digitalisierung automatisch mit Software gleich.

00:03:29: Da gibt es ein Problem im Alltag.

00:03:32: Dinge gehen unter, die Kommunikation funktioniert nicht richtig Man verliert Zeit.

00:03:40: Also was macht man?

00:03:42: Man sucht ein neues Tool Das wird eingeführt und erstmal sind alle super motiviert.

00:03:48: Es ist ja neu und wollten wir so haben.

00:03:51: Jetzt wird alles strukturierter jetzt sparen wir Zeit!

00:03:55: Jetzt wird es endlich einfacher Und am Anfang fühlt sich das tatsächlich auch so an, bis der Alltag wieder zuschlägt.

00:04:06: Denn nach ein paar Wochen merkt man dann auf einmal irgendwie ist es trotzdem noch kompliziert und genau da liegt nämlich der eigentliche Knackpunkt.

00:04:19: Ein Tool löst kein strukturelles Problem wenn Prozesse vorher schon unklar waren zwischen Tür und Angel verteilt wurden oder Informationen irgendwo lagen, aber nicht zentral auffindbar waren.

00:04:39: Denn bleibt dieses Problem bestehen?

00:04:43: Es wird halt nur digital!

00:04:45: Und das ist ein Satz den ich in dieser Staffel wahrscheinlich noch häufiger sagen werde.

00:04:51: Chaos verschwindet nicht automatisch durch Digitalisierung.

00:04:58: Das ist super wichtig dass man sich darüber im Klaren wird.

00:05:03: Es wird einfach nur schneller sichtbar, ich glaube das kennt auch wirklich jede Praxis!

00:05:10: Da wird morgens noch schnell etwas zugerufen.

00:05:13: Kannst du bitte nachher noch Frau Müller zurückrufen?

00:05:17: Ja klar Und in dem Moment ist das ja alles total logisch.

00:05:22: Aber fünf Minuten später steht der nächste Patient da.

00:05:26: Das Telefon klingelt ohne Ende Wie eben schon beschrieben, eine Kollegin braucht Hilfe.

00:05:32: Dann kommt noch eben eine Rückfrage vom Labor und plötzlich ist die Aufgabe weg!

00:05:38: Und es hat nichts damit zu tun dass jemand unzuverlässig is'.

00:05:42: Es hat damit zu tun das Menschen im Praxisalltag unfassbar viele Dinge gleichzeitig im Kopf haben müssen.

00:05:52: Und genau da müsste die Digitalisierung dann helfen nicht komplizierter machen Nicht noch einen zusätzlichen Weg schaffen, sondern entlasten.

00:06:04: Ich glaube genau an diesem Punkt haben viele Praxen momentan ein Problem.

00:06:10: Denn statt weniger Wege entstehen oft mehr Wege.

00:06:16: Ein Teil läuft über die Praxissoftware.

00:06:18: Okay!

00:06:19: Ein anderer Teil läuft für irgendwelche Notizzettel und dann gibt es noch einen Teil der läuft mündlich Und manchmal laufen dann auch noch zusätzlich irgendwelche privaten Messenger nebenher, weil es halt einfach schneller geht.

00:06:36: Und jeder einzelne Weg funktioniert ja auch irgendwie!

00:06:40: Aber zusammen diese ganzen Wege insgesamt die ergeben dann oft kein richtiges System mehr.

00:06:49: Ich hatte mal eine Praxisberatung.

00:06:51: da sagte die Praxismanagerin zu mir Ich habe das Gefühl, wir verbringen den Halbentag damit Informationen zu suchen.

00:07:02: Und ganz ehrlich?

00:07:03: Das war auch nicht übertrieben!

00:07:06: Da standen Dinge in der Praxis-Software, andere standen im Outlook, dann gab es noch Zettel neben der Anmeldung und dann liefen irgendwelche Absprachen über Private Chats – und jeder einzelne Mitarbeiter wusste irgendwie so ein bisschen Bescheid….

00:07:23: Aber es gab niemanden, der mal so den kompletten Überblick hatte.

00:07:28: Und das kostet im Alltag dann unfassbar viel Energie – nicht nur Zeit auch mentale Energie!

00:07:36: Dieses ständige Mitdenken, Nachfragen kontrollieren… Das ist etwas was auch oft unterschätzt wird denn viele denken ja bei Digitalisierung sofort an Zeitersparnis aber der eigentliche Gewinn ist oft etwas anderes.

00:07:54: Ruhe im Kopf, weniger Chaos mehr Klarheit und genau deshalb funktioniert Digitalisierung auch nur dann gut wenn vorher die Abläufe klar sind.

00:08:08: Denn ansonsten digitalisiert man einfach nur Unordnung!

00:08:12: Und jetzt wird es spannend... denn die größten Zeitverluste entstehen meistens gar nicht dort wo man sie vermutet.

00:08:21: Viele denken sofort an lange Behandlungen, volle Terminpläne.

00:08:26: Aber die eigentlichen Reibungsverluste entstehen dazwischen bei Rückfragen, bei fehlenden Informationen, bei Aufgaben, die doppelt gemacht werden oder auch bei Dingen, die niemand eindeutig auf dem Schirm hat.

00:08:43: Ich nenne euch mal ein klassisches Beispiel Die Kollegin an der Anmeldung sagt Ich dachte so, ich dachte das macht die Assistenz.

00:08:51: Die Assistenze sagt ach hey!

00:08:54: Ich dachte es macht die Verwaltung und ihr wisst selber was am Ende passiert?

00:08:58: Es macht niemand.

00:09:01: aber es meint ja keiner böse dass passiert nicht aus bösem Willen sondern weil die Zuständigkeiten einfach nicht klar genug geregelt sind.

00:09:10: Und genau da beginnt sinnvolle Digitalisierung nämlich nicht bei der Frage Welches Tool kaufen wir?

00:09:18: Sondern bei der Frage, wie wollen wir eigentlich zusammenarbeiten.

00:09:24: Und das klingt erstmal total banal – ich weiß aber, dass ist unfassbar wichtig!

00:09:29: Wie werden Aufgaben verteilt bei euch in der Praxis?

00:09:33: oder wo werden Informationen gespeichert?

00:09:36: Wie kommuniziert ihr als Team miteinander?

00:09:39: Was passiert zum Beispiel wenn jemand krank isst?

00:09:42: und vor allem wie schnell findet Ein neuer Mitarbeiter oder einer der jemanden vertritt, wichtige Informationen.

00:09:51: Das sind die Fragen, die im Alltag entscheiden.

00:09:56: und übrigens – man sieht das natürlich auch nicht nur in Zahnarztpraxen, man sieht es in ganz vielen Branchen – stellt euch mal ein Restaurant vor!

00:10:05: Wenn dort jeder Bestellungen irgendwo anders notiert, Informationen vielleicht auch nur mündlich weitergegeben werden Und keiner genau weiß, wer eigentlich zuständig ist.

00:10:18: Ja dann haben wir auch Chaos im Restaurant und das aber nicht weil die Mitarbeiter schlecht sind sondern weil das System dahinter nicht funktioniert!

00:10:28: Und genau das ist der Punkt Struktur entlastet die Menschen.

00:10:34: Nicht Kontrolle, nicht noch mehr Druck Sondern Klarheit.

00:10:39: Und genau deshalb ist Digitalisierung auch kein primäres IT-Thema.

00:10:44: Es ist ein Organisationsthema, ein Kommunikationsthemer und ganz oft glaubt es mir auch ein Führungstheman.

00:10:54: Denn Teams brauchen Orientierung gerade in stressigen Situationen.

00:11:00: Jetzt kommt noch einen Punkt der mir persönlich auch sehr wichtig ist.

00:11:04: Digitalisierung muss nämlich alltagstauglich sein!

00:11:08: Also nicht theoretisch schön und auch nicht auf dem Papier perfekt, sondern praktisch nutzbar.

00:11:16: Sind wir mal ehrlich?

00:11:17: Das beste System bringt nichts wenn das Team es am Ende umgeht weil's einfach nur nervt und was nicht intuitiv ist und was kompliziert zu bedienen ist.

00:11:29: Und genau das passiert häufiger als man denkt.

00:11:32: Dann gibt es offiziell einen Weg und inoffiziell läuft trotzdem wieder alles über Zurufe oder private Nachrichten.

00:11:41: Warum?

00:11:42: Ja, wie gerade gesagt weil der eigentliche Ablauf dann zu kompliziert geworden ist!

00:11:47: Und das ist so ein Riesenhinweis denn gute Digitalisierung macht Dinge einfacher nicht schwerer.

00:11:55: und genau deshalb darf man Digitalisierung auch nie als einmaliges Projekt sehen So nach dem Motto, jetzt führen wir etwas ein und dann läuft es.

00:12:05: Dubdi-dub alles ist super!

00:12:07: Nein das ist ein Prozess.

00:12:09: Abläufe entwickeln sich weiter Teams verändern sich Anforderungen kommen hinzu Praxen wachsen Und genau deshalb muss man immer wieder schauen passt das eigentlich noch zu unserem Alltag?

00:12:23: Oder haben wir uns inzwischen wieder unnötige Umwege gebaut?

00:12:27: Wenn ihr heute aus dieser Folge Nur eine Sache mitnehmt, dann vielleicht diese hier.

00:12:34: Digitalisierung beginnt nicht mit Software!

00:12:38: Sie beginnt mit Klarheit – nämlich Klarheit darüber wie ihr arbeitet.

00:12:44: Klarheit auch darüber wo eure größten Zeitverluste entstehen und welche Abläufe euch im Alltag eigentlich Kraft kosten.

00:12:55: Denn genau dort liegt der Hebel Nicht darin immer neue Tools einzuführen, sondern darin Strukturen zu schaffen die den Alltag wirklich leichter machen.

00:13:05: Und genau darum geht es in der Staffel.

00:13:07: seit auf jeden Fall gespannt und bleibt dabei.

00:13:10: Wir schauen uns nämlich Schritt für Schritt Die Bereiche an In denen Digitalisierung wirklich einen Unterschied machen kann Von Terminorganisation über Kommunikation bis hin zu QM Dokumentation und KI Aber immer mit einer ganz einfachen Frage, was hilft der Praxis wirklich?

00:13:34: Ich freue mich, dass du wieder dabei warst und wir hören uns bitte in der nächsten Folge.

00:13:39: Bleibt dran!

00:13:40: Bis bald eure Katja.